Pengertian: virtual data rooms for due diligence

virtual data rooms for due diligence

Apa itu Uji Kelayakan Virtual Data Room ? Apa yang membuat Ruang Data berbeda dari jenis penyimpanan file lain seperti Google Drive? Pada artikel ini, kita akan membahas tujuan ruang data uji tuntas dan fitur wajib yang harus dimiliki agar dapat digunakan dalam transaksi M&A.

Apa itu Pusat Data Uji Tuntas M&A?

Ruang data uji tuntas menyimpan dokumen dan file penting untuk transaksi M&A dengan aman. Ruang data juga menyediakan satu ruang bagi banyak pihak untuk mengakses dan meminta informasi.

Dari perspektif bisnis, due diligence adalah penelitian dan analisis perusahaan atau organisasi yang dilakukan dalam persiapan untuk suatu transaksi bisnis, misalnya ketika calon pembeli mengevaluasi perusahaan target dan asetnya.

Seluruh proses verifikasi telah berubah total karena kemajuan teknis dan menjadi lebih baik.

Dari mana asal “uji tuntas”?

Istilah “uji tuntas” telah digunakan setidaknya sejak pertengahan abad kelima belas dan berarti “upaya yang diperlukan”. Namun, berabad-abad kemudian, istilah tersebut memperoleh arti yang lebih legal, diperhatikan oleh orang-orang yang berakal sehat untuk menghindari kerugian pada orang lain atau properti mereka.

Hal ini mungkin terdengar familiar, itu karena ini identik dengan bantuan biasa. Hanya dalam beberapa tahun terakhir, uji tuntas telah menjadi jargon umum dalam konteks bisnis, terutama ketika perusahaan melakukan penelitian sebelum melakukan transaksi keuangan.

Bagaimana ruang data dan uji tuntas terkait?

Uji tuntas membutuhkan akses ke informasi rahasia dari banyak pihak. Sebelum kemajuan teknologi, perusahaan tidak mengizinkan informasi rahasia mereka meninggalkan properti. Ini mengharuskan semua pihak yang berkepentingan untuk melakukan perjalanan ke perusahaan. Sekarang, berkat teknologi cloud, semua data dipindahkan ke cloud, di mana tim memiliki akses ke sana.

Berkat penyimpanan cloud, uji tuntas sekarang lebih aman, efisien, dan dapat diakses. Beberapa program, seperti DealRoom, menggabungkan perangkat lunak uji tuntas dan ruang data online virtual menjadi satu platform terintegrasi. Teams bisa mengatur izin, berbagi dokumen dengan aman, dan berkomunikasi. Alih-alih bersifat fisik dan mahal, uji tuntas sekarang dilakukan secara elektronik dengan cara yang efisien dan hemat biaya.

Jika Anda sedang dalam proses uji tuntas (virtual data rooms for due diligence), kemungkinan besar Anda harus menghadapi ruang data virtual / Virtual data Rooms.

Tempat Yang Sering menggunakan

Kesepakatan M&A terjadi di semua industri. Di sebagian besar industri, ini adalah bidang uji tuntas utama:

  • Financial Due Diligence
  • Human Resources Due Diligence
  • Environmental Due Diligence
  • Employee/Management Due Diligence
  • Asset Due Diligence
  • Customer/Sales Due Diligence
  • Technology/Intellectual Property Due Diligence
  • Administrative Due Diligence
  • Legal Due Diligence
  • Strategic Fit Due Diligence

Ketekunan akan selalu berbeda dari satu kesepakatan ke kesepakatan lainnya. Misalnya, perusahaan korporat besar memiliki kebutuhan uji tuntas yang berbeda dengan perusahaan pemasaran sepuluh orang.

 

Jadi mengapa menggunakan ruang data / Virtual data Rooms ?

Tujuan dari uji tuntas adalah untuk mengevaluasi bisnis dari semua sudut sebelum membuat keputusan pembelian. Ini bukan penyelidikan umum dan dilakukan sesuai dengan elemen spesifik dari transaksi dan bisnis yang terlibat. Uji tuntas / Uji Kelayakan melindungi kedua belah pihak, terutama pembeli. Potensi kewajiban sering kali diidentifikasi selama uji tuntas. Dan ruang data menyediakan tempat yang aman untuk mengumpulkan dan mengakses informasi ini.

Keputusan yang diinformasikan adalah keputusan terbaik. Menempatkan data uji tuntas menambah nilai dengan menilai manfaat, biaya, dan risiko dari keputusan yang akan datang.

Uji tuntas menjadi praktik standar di Amerika Serikat dengan disahkannya Securities Act of 1933. Undang-undang ini mengejar dua tujuan: untuk memastikan transparansi laporan keuangan sehingga investor dapat membuat keputusan yang tepat, dan untuk mengembangkan undang-undang yang melarang penipuan dan kesalahan penyajian. pasar saham dan bods.

Apa itu Ruang Data Uji Kelayakan Elektronik ?

Ruang data uji tuntas elektronik, sering disebut sebagai ruang data virtual, pada dasarnya adalah penyimpanan cloud online. Mereka menyediakan tempat yang aman untuk mengunduh, berbagi, dan menyimpan data penting seperti dokumen dan file. Ruang data dulunya adalah ruang fisik tempat penyimpanan file kertas. Dengan munculnya teknologi cloud, ruangan fisik dipindahkan ke cloud. Hal ini mempermudah tim M&A untuk bertukar informasi antara pembeli dan penjual.

Virtual data Room biasanya digunakan oleh Bank, terutama selama uji kelayakan. Misalnya, selama proses penjualan, bank akan mengumpulkan informasi dan mengunggahnya ke ruang data untuk dilihat dan diakses oleh klien mereka. Virtual Data Room menyediakan tempat yang aman bagi informasi rahasia untuk disimpan dan diakses oleh banyak pihak.

Manfaat Menggunakan Ruang Data untuk Uji Tuntas / Uji Kelayakan

1. Tingkat keamanan yang tinggi

Sebagian besar ruang data mematuhi standar kepatuhan dan keselamatan yang ketat seperti

  • SOC 1 / SSAE 16 / ISAE 3402
  • SOC 2 Tipe II
  • FISMA, DIACAP dan FedRAMP
  • Sesuai HIPAA / ITAR
  • DOD CSM Level 1-5

2. Manajemen file sederhana

Sebagian besar ruang data menggunakan teknologi unggah file seret dan lepas. Kemampuan untuk menarik dan melepas banyak file sekaligus efektif dan bagus untuk manajemen waktu. Ruang data juga menyediakan manajemen file yang mudah dengan:

  • Penampil File Bawaan: Excel dan Penampil Dokumen Bawaan memungkinkan pengguna untuk melihat file tanpa harus keluar dari perangkat lunak ruang data.
  • Pencarian Dokumen: Pencarian cepat dan temukan file yang Anda inginkan di ruang data Anda dengan pencarian teks lengkap yang cerdas.
  • Fitur Pengindeksan: Akses mudah ke seluruh ruang data virtual, yang dapat diseret dan dilepaskan oleh pengguna untuk menyusun ulang, menomori ulang, dan mengekspor ke PDF atau Excel.

3. Pelacakan dan analitik aktivitas

Banyak ruang data memiliki kemampuan untuk melacak masuk dan keluarnya anggota tim, berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk melihat dokumen, dan dokumen mana yang paling sering dilihat. Dan kemampuan melihat dokumen mana yang paling sering dilihat klien Anda akan membantu Anda memahami apa yang paling penting bagi mereka. Fitur pelacakan juga membantu manajemen mendapatkan gambaran tentang apa yang anggota tim kerjakan dan status proyek mereka.

4. Manajemen pertanyaan dan jawaban / pertanyaan

Fitur Q&A memungkinkan pengguna untuk mengajukan pertanyaan tentang folder dan dokumen yang dibagikan dengan mereka tanpa meninggalkan platform. Setiap ada pertanyaan yang diajukan, notifikasi email dikirimkan dan jawabannya dapat dijawab melalui email atau melalui tab Q&A. Namun, fitur Tanya Jawab masih mengharuskan tim menggunakan pelacak Excel.

DealRoom, misalnya, melihat Q&A yang berbeda dan membuat manajemen permintaan. Semua permintaan dokumen dan komunikasi pelanggan terkait proses uji tuntas dapat melalui ruang data. Semuanya diperbarui secara real time, sehingga pengguna tidak perlu lagi khawatir tentang kontrol versi. Ini mendukung semua jenis file, jadi lebih mudah atau lebih aman untuk mengunggah dan berbagi struktur folder.

Tim bisa mengunggah templat yang sudah dibuat sebelumnya dan ruangan secara otomatis diisi dengan permintaan tinjauan. Dari sana, pengguna dapat meminta file, dokumen, dan tugas dari pengguna tertentu. Dalam setiap permintaan, pengguna dapat menambahkan lampiran, mengatur tanggal jatuh tempo, menulis komentar, mengajukan pertanyaan, dll. Mereka dapat menandai status permintaan.

 

Bagaimana Cara Menggunakan Ruang Data Uji Tuntas / Uji Kelayakan ?

Cara tercepat untuk mulai menggunakan ruang data uji tuntas adalah dengan mengimpor templat kueri yang dibuat sebelumnya. Saat Anda mengimpor templat yang dibuat sebelumnya, penyimpanan data dan struktur folder secara otomatis diisi dan diatur.

Dari sana, pengguna dapat mulai menjalankan kueri menggunakan unggahan seret dan lepas. Mereka juga dapat menetapkan peran tugas, mengobrol dengan pengguna lain, dan mengundang pengguna baru ke ruang.

 

Berikut cara memulainya:

  • Buat atau unduh daftar periksa uji tuntas yang telah dibuat sebelumnya.
  • Impor template yang sudah jadi ke ruang data
  • Pastikan struktur folder otomatis sudah benar
  • Undang pengguna baru ke ruang
  • Mulailah menjalankan kueri dengan mengunggah dokumen
  • Tetapkan tugas yang berbeda untuk pengguna, dan tetapkan tenggat waktu dan prioritas.

 

Aturan Uji Kelayakan Virtual Data Room

Tidak ada dua ruang data virtual / Virtual Data Room yang sama, tetapi banyak yang mengikuti protokol keamanan ketat yang sama. Banyak bank investasi hanya dapat menggunakan ruang data jika mereka memenuhi standar keamanan tertentu yang ditetapkan oleh FINRA dan SEC.

Selain persyaratan keamanan dan sertifikasi yang tercantum di atas, ruang data juga harus PCI DSS Level 1, ISO 9001 / ISO 27001, FIPS 140-2, MTCS Level 3. Bank investasi sering kali memiliki daftar vendor yang disetujui yang menunjukkan ruang data mana mereka diizinkan untuk memilih. Penyedia ruang data biasanya diuji kepatuhan keamanan untuk dicantumkan.

Semoga Artikel Ini Bermanfaat, Terima Kasih