Pengertian Virtual Data Room Lengkap

Apa itu Virtual Data Room

Virtual Data Room (VDR), juga dikenal sebagai ruang transaksi, adalah gudang online yang aman untuk penyimpanan dan distribusi dokumen rahasia. Mereka biasanya digunakan selama proses pra-merger atau akuisisi untuk meninjau, berbagi, dan mengungkapkan dokumentasi perusahaan.

 

Memahami Virtual Data Room

Virtual Data Room  semakin menggantikan ruang data fisik yang biasanya digunakan untuk memperlihatkan dan berbagi dokumen. Dengan era globalisasi bisnis dan peningkatan pengawasan untuk mengurangi biaya, virtual data room adalah alternatif yang menarik dari pada ruang data fisik yang membutuhkan tempat luas untuk penyimpanan. VDR ini dapat diakses secara luas dari penjuru dunia, instan, dan lebih aman.

Ketika masalah keamanan meningkat dan insiden pelanggaran meningkat, penyedia VDR sedang mengembangkan basis data yang lebih canggih dan andal. Operasi audit, dan kemitraan atau bisnis lain yang harus bekerja bersama dan berbagi informasi akan menggunakan  virtual data room.

 

Penggunaan Virtual Data Room

Penyedia jasa audit dan keamanan adalah penggunaan VDR yang paling umum. Jasa menyediakan tempat untuk bernegosiasi yang aman dan diperlukan selama penyelesaian perjanjian. Transaksi bisnis ini melibatkan sejumlah besar dokumen, banyak di antaranya bersifat rahasia dan mengandung informasi sensitif. Menggunakan VDR adalah cara yang aman dan andal bagi siapa pun yang tertarik untuk meninjau dan mengubah dokumen saat mereka terlibat dalam negosiasi.

Bisnis sering bekerja bersama untuk menghasilkan dan memproduksi produk selama konstruksi dan pemberian layanan. Membangun dan memelihara hubungan bisnis ini membutuhkan kontrak dan transmisi data secara berkala. Virtual data room menyediakan penyimpanan kontrak ini dan menyediakan dokumen yang diperlukan untuk kelanjutan kemitraan bisnis. Misalnya, perubahan yang dibuat pada kerangka struktural oleh seorang insinyur segera tersedia untuk semua kontraktor yang terlibat dalam sebuah pekerjaan besar.

Perusahaan audit, pembuat keputusan, dan perusahaan adalah hal yang biaasa menggunakan VDR ini di semua pekerjaanya. Proses ini sering menjadi masalah karena karyawan harus berinteraksi dengan regulator dan adaptor eksternal. Juga, saat ini banyak perusahaan memiliki kantor di lokasi terpencil dan di seluruh dunia di berbagai zona waktu.

Penggunaan virtual data room memungkinkan pengacara, akuntan, regulator internal dan eksternal, dan pemangku kepentingan lainnya memiliki titik akses terpusat. Menyediakan sistem pusat mengurangi kesalahan dan waktu. Ini juga menyediakan transparansi komunikasi. Tergantung pada jenis audit, tingkat akses, dan wewenang bervariasi.

Pengacara adalah petugas yang menakutkan yang membutuhkan sejumlah dokumen yang tidak dapat dipahami. Seperti halnya audit, transparansi juga penting. Perusahaan harus membuat, mengonversi, menyimpan, dan mengelola sejumlah besar dokumen. Karena sifat transaksi, sebagian besar pengguna akan memiliki akses terbatas, seperti “hanya melihat”. Menyalin, meneruskan, atau bahkan mencetak saja mungkin dilarang.

Alternatif untuk VDR

Walaupun virtual data room menawarkan banyak manfaat, terkadang semua itu tidak cocok untuk setiap industri. Misalnya, beberapa pemerintah mungkin memilih untuk terus menggunakan ruang data fisik untuk pertukaran informasi yang sangat rahasia. Kerusakan dari kemungkinan serangan cyber dan pelanggaran data melebihi manfaat yang ditawarkan oleh VDR. Hasil dari peristiwa tersebut dapat menjadi bencana jika pihak tersebut mengancam akses ke informasi rahasia. Dalam kasus seperti itu, penggunaan VDR tidak akan menjadi pertimbangan.

 

Mengapa Orang Virtual Data Room?

Keuntungan terbesar dari VDR adalah ketenangan pikiran yang datang dari mengetahui bahwa informasi rahasia Anda, keuangan dan sumber daya manusia, kekayaan intelektual, dokumen hukum pelanggan Anda, data tidak akan dilihat oleh pihak ketiga kecuali Anda telah memberi mereka izin untuk melakukannya. Kemampuan VDR untuk mengunggah sejumlah besar dokumen, melacak dan mengaudit aktivitas dan dokumen pengguna, dan menetapkan izin pengguna khusus sangat penting untuk memfasilitasi berbagi dokumen secara efisien dan aman. Sederhananya, organisasi mempercayai VDR untuk menyimpan dokumen yang paling sensitif.

 

Industri yang menggunakan Virtual Data Room

Investment Banking – Bank investasi dan penasihat bergantung pada VDR untuk menjaga transaksi M&A bergerak dan merampingkan uji tuntas pada merger dan akuisisi.

Litigasi – Perusahaan hukum menggunakan VDR untuk berbagi dokumen khusus dengan pelanggan, tim hukum, dan pihak ketiga untuk transaksi bisnis dan litigasi.

Korporat – Kapan pun perusahaan perlu berbagi dokumen rahasia di luar firewall, mereka dapat memercayai VDR untuk memungkinkan berbagi dokumen dengan keamanan dan kenyamanan.

Dana & Ekuitas Pribadi – Perusahaan dana dan PE sering menggunakan layanan VDR untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan mitra, auditor, dan perusahaan portofolio terbatas.

Biotek / Farmasi – Perusahaan bioteknologi dan farmasi mengandalkan ruang data untuk berbagi kekayaan intelektual dan data uji klinis secara aman dengan pihak ketiga tanpa harus khawatir tentang risiko pelanggaran keamanan atau kebocoran.

Pertambangan & Energi – Penambangan, minyak & gas. dan perusahaan energi terbarukan harus secara berkala berbagi dokumen utama untuk litbang, pembiayaan, usaha patungan, audit lingkungan, penilaian dampak, dan manajemen penawaran. VDR memfasilitasi proses keuangan dan peraturan penting dari misi ini.

Kapan pun profesional perlu berbagi dokumen rahasia di luar firewall, VDR adalah solusi ideal. Pengaturan izin yang rumit juga memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang akan melihat data yang tepat pada waktu yang tepat, dan antarmuka pengguna yang intuitif memungkinkan navigasi cepat melalui folder dan file, memungkinkan pihak ketiga untuk dengan cepat menemukan dokumen yang mereka perlu tinjau.

Dimanapun berada VDR memang dirancang khusus untuk para profesional, menjadikan VDR alat yang sangat diperlukan untuk mendukung transaksi bisnis yang kompleks dan proses penting misi di mana berbagi file yang aman dan efisien diperlukan untuk memfasilitasi hasil yang sukses.

 

Kesimpulan Virtual Data Room

VDR telah menjadi solusi kuat untuk berbagi dokumentasi keuangan yang sensitif, kekayaan intelektual, berkas perkara untuk litigasi, dan banyak lagi. Virtual data room juga menyediakan pelacakan aktivitas terperinci, yang memungkinkan pengguna untuk melihat dokumen mana yang telah diakses. Selain membantu dalam audit keamanan, informasi terperinci tentang pengguna dan kegiatan dokumen ini sangat berguna selama transaksi M&A dengan penjualan atau penggalangan dana karena memungkinkan pengguna untuk mengukur tingkat minat yang dibagi oleh dokumen yang ditawarkan oleh penawar atau investor potensial.

Di masa lalu sebelum cloud dan Perangkat Lunak-sebagai-Layanan (SaaS), ruang data adalah ruang fisik tempat dokumen untuk kerja keras disimpan dan dibagikan. Siapa pun yang bekerja pada perjanjian M&A yang ingin melihat dokumen yang relevan harus memesan waktu tertentu, dan pergi ke ruang data secara fisik.

Demikian sedikit informasi mengenai Virtual Data Room, semoga artikel ini bermanfaat untuk kita yang sedang mencari inforasi terkait, salam sukses dahsyat.